Buchhaltungssoftware für Bäckereien und Konditoreien: Anbieter im Vergleich

Wer nach Buchhaltungssoftware für Bäcker sucht, landet schnell bei sevdesk oder Lexware Office. Beide haben eigene Seiten für das Bäckerhandwerk. Das Produkt dahinter ist allerdings dasselbe, das auch Friseurinnen, Taxiunternehmen oder Fotografen nutzen. Lexware Office hat insgesamt 25 solcher Branchenseiten, sevdesk spricht von Kunden aus mehr als 100 Branchen.

Das muss kein Nachteil sein. Wer einen einzelnen Laden betreibt, seine Belege im Griff behalten und im Monat ein paar Ausgangsrechnungen schreiben möchte, kann mit einem solchen Programm durchaus gut arbeiten. Die Situation sieht allerdings anders aus, wenn eine TSE-gesicherte Kasse im Verkaufsraum steht, mehrere Filialen versorgt werden, Lieferkunden Rechnungen bekommen und vielleicht noch zwanzig oder mehr Mitarbeiter auf der Lohnliste stehen.

Dann wird die eigentliche Frage eine andere: Welche Bäckereisoftware steht dahinter? Denn sie entscheidet, wie Kassen-, Rechnungs- und Lohndaten überhaupt in die Finanzbuchhaltung gelangen. Und damit entscheidet sie ein gutes Stück weit auch darüber, welches Buchhaltungsprogramm für Eure Bäckerei oder Konditorei sinnvoll eingesetzt werden kann.

Wir haben deshalb genauer hingeschaut, was die sechs Bäckereisoftwares, zu denen uns eigene Interviews vorliegen, rund um die Buchhaltung leisten. Konkret geht es darum, welche Daten sie weitergeben, mit welchen Buchhaltungssystemen sie zusammenarbeiten und welche Aufgaben bereits in der Software selbst erledigt werden.

Wer welchen Teil der Buchhaltung übernimmt

Wenn es um Buchhaltungsdaten geht, laufen in einer Bäckerei im Grunde drei Stationen zusammen. Die eigentliche Finanzbuchhaltung ist dabei nur die letzte davon. Vorher entstehen die Daten an der Kasse und im Büro – und genau dort entscheidet sich, wie sauber sie später beim Steuerberater ankommen.

An der Theke. Jeder Verkauf wird im Kassensystem einzeln aufgezeichnet. Seit dem 1. Januar 2020 muss ein elektronisches Kassensystem dabei mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Grundlage dafür sind § 146a der Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung. Für eine Außenprüfung oder Kassen-Nachschau müssen sich die Daten außerdem in einem festgelegten Format exportieren lassen: der DSFinV-K. Das Bundeszentralamt für Steuern weist darauf hin, dass die Umsetzung dieser Anforderungen in der Regel bei den Kassenherstellern und Anbietern liegt.

Im Büro. Aus den Bestellungen Eurer Lieferkunden werden Lieferscheine und später Rechnungen. Auf der anderen Seite kommen Rechnungen von Lieferanten herein. Die müssen geprüft, dem Wareneingang zugeordnet und kontiert werden – also einem Buchungskonto zugewiesen werden. Auch offene Rechnungen wollen im Blick behalten werden. Diese Arbeit passiert typischerweise in der Warenwirtschaft, also in Eurer Bäckereisoftware.

In der Finanzbuchhaltung. Erst hier werden aus Kassenabschlüssen sowie Ausgangs- und Eingangsrechnungen die eigentlichen Buchungssätze. An diesem Punkt kommt normalerweise der Steuerberater ins Spiel. Welches Programm dafür verwendet wird, hängt also in erster Linie von der Kanzlei ab.

Interessant ist dabei ein Detail: Keiner der sechs Hersteller bezeichnet sein Produkt selbst als Buchhaltungssoftware. Fünf Anbieter sprechen bei der Finanzbuchhaltung von Export, Schnittstelle oder Übergabe an den Steuerberater. Rezeptrechner PRO nennt an dieser Stelle stattdessen sein Kalkulationsmodul. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder Jahresabschluss werden von keinem der sechs als eigene Funktion genannt. Eine Ausnahme gibt es bei einem Teilbereich: MARVIN gibt nach Herstellerangabe Umsatzsteuervoranmeldungen direkt über ELSTER ab.

Worauf es bei der Buchhaltung in der Bäckerei ankommt

Für die Buchhaltung sind vor allem zwei Dinge entscheidend. Beide liegen eigentlich noch vor der Buchhaltung selbst: die Kasse und der Umgang mit Rechnungen. Entsprechend gibt es zwei Fragen, die Ihr Euch vor dem Kauf einer Software stellen solltet.

Wer die Kasse stellt, entscheidet über die Kassendaten

Jeder einzelne Verkauf in der Kasse ist eine buchhalterische Grundaufzeichnung. Im Idealfall lässt sich später nachvollziehen, wie aus dem einzelnen Brötchen beziehungsweise Verkauf der entsprechende Buchungssatz geworden ist – und umgekehrt. Das Bundeszentralamt für Steuern bezeichnet diese Verbindung als „progressive und retrograde Prüfbarkeit zwischen den Grundaufzeichnungen und der Erfassung im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung)“. Für den entsprechenden Export ist das DSFinV-K-Format vorgesehen.

Seit Anfang 2025 kommt außerdem eine Meldepflicht hinzu. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dem Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO mitgeteilt werden – jeweils für die Betriebsstätte und das einzelne Gerät. Bei mehreren Filialen wird das entsprechend umfangreicher. Gerade dann lohnt sich die Frage an den Hersteller, ob die Software die dafür benötigten Kassenstammdaten für die einzelnen Filialen ausgeben kann.

Die Frage an die Software: Wer stellt die Kasse und wie gelangen die Tagesabschlüsse anschließend in die Warenwirtschaft? Bei BBN und OrgaBack gehört die Kasse zum eigenen Produkt, bei MARVIN gibt es sie als Zusatzmodul. OptimoBercher geht bei seinen beiden Systemen bewusst einen anderen Weg und sagt ausdrücklich: „OptimoBercher bietet keine eigene Kassen-Lösung an!“ Stattdessen kann der Kunde das Kassensystem selbst auswählen. OPTIback bringt dafür Standardschnittstellen zu zehn konkret genannten Kassenherstellern mit. Wenn bei Euch bereits Kassen stehen, ist das deshalb eine der ersten Fragen im Verkaufsgespräch: Ist Eure Kasse angebunden – und wer kümmert sich am Ende um den DSFinV-K-Export, der Kassenhersteller oder die Warenwirtschaft?

Rechnungen an Lieferkunden werden elektronisch

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten Übergangsfristen: Ab 2027 betrifft die Pflicht Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 dann alle. Für Bäckereien ist das durchaus relevant, etwa wenn Kantinen, Hotels, Gastronomiebetriebe oder die Filialen anderer Unternehmen beliefert werden.

Die Frage an die Software: Kann sie Rechnungen in einem strukturierten Format erstellen, also beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung, und gehört diese Funktion bereits zum Grundpaket? Bei TURBOback NEXT sind E-Rechnungen nach Herstellerangabe möglich. Das Erstellen und Versenden im ZUGFeRD-Format ist dort allerdings Bestandteil einer kostenpflichtigen Erweiterung. MARVIN nennt den Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format an öffentliche Auftraggeber.

Welche Bäckereisoftware an welche Buchhaltung andockt

Vier dieser Systeme haben wir uns für den Einsatz im Bäckereibetrieb genauer angesehen und empfehlen sie entsprechend. Die Angaben in der folgenden Übersicht stammen aus unseren Interviews mit den Herstellern und aus deren eigenen Websites. Es handelt sich also um Herstellerangaben, die wir so wiedergeben, wie sie uns vorliegen. Wenn ein Anbieter zu einem Punkt keine Aussage macht, steht auch genau das in der Tabelle.

Eine gesetzeskonforme Kassenführung nach TSE und Kassensicherungsverordnung ist seit 2020 für elektronische Kassensysteme vorgeschrieben. Sie eignet sich deshalb nicht als Unterscheidungsmerkmal und taucht in der Tabelle nicht noch einmal auf.

Wenn Ihr mobil unterwegs seid: Am besten das Handy drehen, damit die Tabelle vollständig angezeigt wird.

Bäckereisoftware	Kasse	Übergabe an die Buchhaltung	Rechnungswesen in der Software
Mehr Infos zu BBN	Eigenes BBN-Kassensystem mit automatischen Tagesabschlüssen und Kassenberichten, dazu Schnittstellen zu Fremdkassen	DATEV-Export. BBN-API für individuelle Drittlösungen wie eigene Auswertungstools oder Apps. Dazu Schnittstellen zu Lohnprogrammen, gespeist aus der eigenen Zeiterfassung	keine Angabe
Mehr Infos zu OPTIback	OptimoBercher gibt an, bewusst keine eigene Kassen-Lösung anzubieten. Standard-Schnittstellen zu Addipos, CES, Copago, CSO, Hermes, Kakom, Samuelson, Syncore, TIPOS und Vectron	Datev, Diamant, KHK Sage / Sage 50, SAP, BMD, Edison, Simba. Werte werden kundenabhängig erstellt und fertig kontiert. Getrennt davon eine Lohnbuchhaltungsschnittstelle zu Datev, KHK Sage und Simba	Eingangsrechnungen werden digital importiert, gegen den Wareneingang geprüft, freigegeben und mit fertigem Buchungskonto weitergereicht. Archivierung von Rechnungen, Rechnungsjournal, Lieferscheinen und Kassenbüchern nach DATEV oder Proxess. Kostenrechnung mit Aufwands- und Erlösbuchungen aus Filialen und Produktion
Mehr Infos zu OrgaBack	Eigene Kasse OrgaBack POS, dazu Schnittstellen zu branchenüblichen Kassen. Verkäufe, Retouren und Preisdaten laufen in Echtzeit ins ERP	DATEV und weitere Finanzbuchhaltungsprogramme. Übergeben werden steuerrelevante Daten wie Rechnungen oder Zahlungseingänge, inklusive Dokumentation und digitaler Archivierung. Offene REST-API	Digitale Rechnungsprüfung, Mahnwesen, Verwaltung offener Lieferantenrechnungen (Kreditoren-OP)
Mehr Infos zu TURBOback	OptimoBercher gibt an, keine eigene Kassen-Lösung anzubieten. Die Kassenanbindung importiert die Werte automatisiert ins Kassenbuch, liegt aber erst im mittleren der drei Pakete	DATEV-Export für Rechnungen und Kassenbuch, dazu Export von SEPA-Lastschriften. Die DATEV-Schnittstelle steckt bereits im Einstiegspaket (Paketübersicht des Herstellers, Stand 09/2026)	GoBD-konformes Kassenbuch, automatisch oder manuell geführt. Offene Posten, Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus dem System. Rechnungen liegen unveränderbar im Archiv. E-Rechnung als kostenpflichtige Erweiterung

Ein Punkt fällt bei den sechs Systemen besonders auf: DATEV ist das einzige Buchhaltungsprogramm, das bei fünf Anbietern ausdrücklich genannt wird. Alle anderen Systeme tauchen höchstens zweimal auf. Wenn Euer Steuerberater mit einer anderen Lösung arbeitet, solltet Ihr deshalb nicht einfach davon ausgehen, dass die Übergabe funktioniert. Schaut vor der Auswahl in die Schnittstellenliste. OPTIback und MARVIN nennen mehrere Alternativen konkret, bei den anderen Anbietern gehört diese Frage ins Verkaufsgespräch.

Auch bei der Kasse gehen die Anbieter unterschiedliche Wege. BBN und OrgaBack haben ein eigenes Kassensystem im Angebot, MARVIN bietet die Kasse als Zusatzmodul an. OptimoBercher verzichtet bei OPTIback und TURBOback NEXT dagegen bewusst auf eine eigene Kassenlösung und setzt auf die Anbindung von Fremdkassen. Beides kann sinnvoll sein: Bei einer Lösung aus einer Hand bleiben Kasse und Warenwirtschaft eng miteinander verbunden. Wer eine Fremdkasse einsetzt, ist dagegen beim Wechsel des Kassenherstellers unabhängiger.

Bäckereisoftwares im Detail: wie sie die Buchhaltung unterstützen

BBN

Bei BBN kommen Warenwirtschaft, Kasse, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aus einem Haus. Für die Finanzbuchhaltung nennt der Hersteller einen DATEV-Export. Auch an die Lohnprogramme gibt es Schnittstellen, wobei BBN die dafür benötigten Arbeitszeiten aus der eigenen Zeiterfassung liefern kann. Dazu kommt die BBN-API. Über sie lassen sich individuelle Lösungen anbinden, beispielsweise eigene Auswertungstools oder Apps, die Daten aus BBN nutzen und wieder zurückspielen können. Welche Funktionen rund um das Rechnungswesen direkt in BBN enthalten sind, wird im Interview nicht näher beschrieben.

MARVIN

Bei den sechs betrachteten Systemen hat MARVIN von Goecom die längste veröffentlichte Liste an Buchhaltungsschnittstellen. Neben DATEV werden BMD, Diamant, Fibunet, GDI, KHK/Sage, Schleupen, Simba und Lexware-Buchhalter genannt – dazu noch sechzehn weitere Systeme. Gleichzeitig weist der Hersteller darauf hin, dass inzwischen nahezu alle Finanzbuchhaltungsprogramme DATEV-Dateien einlesen können. Die betreffende Herstellerseite stammt allerdings aus dem Jahr 2020. Wer sich heute für MARVIN interessiert, sollte den aktuellen Umfang deshalb noch einmal konkret abfragen.

Das Kassensystem und der Kassenmanager sind bei MARVIN Zusatzmodule. Bereits vorhandene Kassen wie Vectron, Copago oder BBN können stattdessen über Schnittstellen angebunden werden. Auch Personalzeiten lassen sich auf diesem Weg übernehmen. Eine Besonderheit gibt es trotzdem: MARVIN kann nach Herstellerangabe die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über ELSTER abgeben. Bei den anderen fünf Systemen wird keine vergleichbare Funktion beschrieben.

OPTIback

OPTIback spricht von knapp 100 implementierten Standardschnittstellen. Für die Buchhaltung sind dabei vor allem die Finanzbuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungsschnittstellen sowie die Archivierung interessant. Der Hersteller trennt diese Bereiche ausdrücklich voneinander.

Bei den an die Finanzbuchhaltung übergebenen Werten gibt OptimoBercher an, dass diese „kundenabhängig erstellt und fertig kontiert gebucht“ werden. Die Daten sollen also bereits mit dem passenden Buchungskonto bei der Kanzlei ankommen. Auch Eingangsrechnungen können digital importiert, mit dem Wareneingang abgeglichen, freigegeben und anschließend kontiert an die Buchhaltung übergeben werden.

Über die Lohnbuchhaltungsschnittstelle können unter anderem Umsätze je Mitarbeiter aus Personaleinkäufen an Datev, KHK Sage oder Simba übergeben werden. Für Bäckereien mit mehreren Filialen ist außerdem die Kostenrechnung interessant: Sie kann Aufwands- und Erlösbuchungen aus Filialen und Produktion berücksichtigen.

OrgaBack

OrgaBack erledigt einige Aufgaben bereits innerhalb des eigenen Systems, die bei anderen Lösungen stärker an die eigentliche Buchhaltung ausgelagert werden. Dazu gehören die digitale Rechnungsprüfung, das Mahnwesen und die Verwaltung offener Lieferantenrechnungen.

Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung spricht der Hersteller von „steuerrelevanten Daten wie Rechnungen oder Zahlungseingänge an DATEV und andere Finanzbuchhaltungsprogramme“. Konkret namentlich belegt ist auf der Herstellerseite DATEV; die übrigen Systeme werden über Logos dargestellt. Die eigene Kasse OrgaBack POS ist direkt mit dem System verbunden. Verkäufe, Retouren und Preisdaten werden in Echtzeit mit der Warenwirtschaft synchronisiert.

Für Personaleinsatzplanung und HR nennt OrgaBack eigene Schnittstellen, die auf Daten aus Kasse und Warenwirtschaft zugreifen. Für weitere individuelle Anbindungen steht außerdem eine offene REST-API zur Verfügung.

Rezeptrechner PRO

Rezeptrechner PRO ist etwas anders einzuordnen. Die Software richtet sich laut Hersteller vor allem an kleine und mittelständische Betriebe und konzentriert sich auf Kalkulation. Berechnet werden beispielsweise der Wareneinsatz einer Rezeptur, Verkaufspreise über Aufschlagskalkulation oder Deckungsbeitragsquote sowie die benötigten Rohstoffmengen für den Wochenplan. Die Ergebnisse können anschließend als Excel-Datei ausgegeben werden.

Bei der Kasse ist der Hersteller selbst sehr eindeutig: „Kein POS; Schnittstellen zu Kassensystemen sind bereits in Planung.“ Wer Rezeptrechner PRO einsetzen und gleichzeitig Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben möchte, sollte die konkrete Möglichkeit deshalb vorab mit dem Anbieter klären.

TURBOback NEXT

TURBOback NEXT ist unter den sechs Systemen dasjenige, bei dem sich die Buchhaltungsfunktionen am einfachsten den einzelnen Paketen zuordnen lassen. Der Grund ist simpel: Der Hersteller veröffentlicht die Inhalte der drei Pakete.

Die DATEV-Schnittstelle und der Export von SEPA-Lastschriften sind bereits im Einstiegspaket enthalten. Die Kassenanbindung gibt es im mittleren Paket. Erst damit kann das Kassenbuch automatisch aus den Kassenwerten befüllt werden. Das Kassenbuch selbst wird laut Hersteller in beiden Varianten GoBD-konform geführt.

Für das Erstellen und Versenden von Rechnungen im ZUGFeRD-Format wird eine kostenpflichtige Zusatzoption benötigt. Hinzu kommt bei der Einführung eine einmalige Einrichtungspauschale. Darin sind nach Herstellerangabe Ersteinrichtung und Schulung enthalten.

Was Ihr vor der Entscheidung klärt

TURBOback NEXT ist das einzige der sechs Systeme, bei dem der Hersteller die Paketinhalte öffentlich so detailliert aufschlüsselt: DATEV steckt im Einstiegspaket, die Kassenanbindung im mittleren von drei Paketen und die E-Rechnung gibt es als kostenpflichtige Erweiterung. Dazu kommt die einmalige Einrichtungspauschale. Ein reiner Vergleich des monatlichen Preises würde hier also zu kurz greifen. Entscheidend ist vielmehr, was Ihr für diesen Preis tatsächlich bekommt.

Bei den übrigen fünf Anbietern werden die Konditionen erst im Angebot konkret. Dann solltet Ihr nicht nur nach dem Grundpreis fragen, sondern auch danach, wovon sich dieser Preis zusammensetzt: Nutzer, Kassen, Filialen oder einzelne Module können die Bezugsgröße sein. Dazu kommen möglicherweise einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme oder Schulung. Gerade bei mehreren Filialen kann diese Kalkulation am Ende einen größeren Unterschied machen als der eigentliche Monatspreis.

Diese Fragen solltet Ihr deshalb klären, bevor Ihr Euch für eine Software entscheidet:

• Mit welchem Programm arbeitet Euer Steuerberater? Diese Frage steht am besten ganz am Anfang. Je nachdem mit welcher Steuerberater Software eure Kanzlei arbeitet, lässt sich die Auswahl bei der Bäckereisoftware deutlich besser eingrenzen.
• Was passiert mit den Kassen, die schon im Laden stehen, und wer liefert den DSFinV-K-Export? Ein Wechsel der Warenwirtschaft findet schließlich selten auf der grünen Wiese statt. Klärt deshalb, welche Eurer vorhandenen Kassen angebunden werden können und wer am Ende für den notwendigen Export zuständig ist: der Kassenhersteller oder der Hersteller der Warenwirtschaft.
• Welche Daten gehen automatisch über die Schnittstelle und welche müssen noch jemand manuell übertragen? Kassenabschlüsse, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Arbeitszeiten haben jeweils ihre eigenen Schnittstellen. Und nicht jeder Anbieter macht zu jedem dieser Punkte gleich konkrete Angaben.
• Wie kommen die Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung? Wichtig ist hier, ob die Software eine eigene Zeiterfassung mitbringt oder an ein vorhandenes Zeitwirtschaftssystem angebunden wird – und in welchem Format die Daten anschließend beim Lohnbüro ankommen.

Fazit

Für einen einzelnen Laden, in dem jeden Monat nur einige Rechnungen geschrieben werden, kann ein Standardprogramm wie sevdesk oder Lexware Office völlig ausreichen. Sobald Kasse, mehrere Filialen und eine größere Lohnabrechnung dazukommen, greift die Suche nach einem Buchhaltungsprogramm allein aber zu kurz. Die entscheidenden Weichen stellt Eure Bäckereisoftware. Sie bestimmt, welche Daten aus Kasse und Warenwirtschaft kommen und in welcher Form sie beim Steuerberater landen.

Deshalb gehören zwei Fragen ganz an den Anfang. Die erste stellt Ihr Eurem Steuerberater: Mit welchem System arbeitet die Kanzlei? Die zweite betrifft die Kasse: Kommt sie aus demselben System oder wird eine vorhandene Fremdkasse angebunden? Davon hängt unter anderem ab, wer den DSFinV-K-Export liefert und wie die Tagesabschlüsse in die Warenwirtschaft gelangen. Diese Punkte solltet Ihr klären, bevor Ihr Angebote vergleicht – nicht erst danach.

Wenn Ihr bei der Auswahl lieber Schritt für Schritt vorgeht, könnt Ihr auch den Schnell-Check nutzen. Er stellt Euch vier Fragen und nennt anschließend die Systeme, die aus unserer Sicht zu Eurem Betrieb passen.