OPTIback als Bäckereisoftware für euren Betrieb? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit OPTIback

Wir haben OptimoBercher über ihre Bäckereisoftware ausgefragt.

Die Antworten von OPTIback sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Bäckereisoftware in 3 Sätzen.

Die Branchensoftware OPTIback2 deckt alle Prozesse der modernen Bäckereiführung nahtlos ab – von der effizienten Steuerung und Optimierung aller betrieblichen Abläufe bis hin zur Automatisierung.
Innerhalb des OPTIback2-Standards können relevante Daten der am Markt befindlichen Fremdsoftwareprodukte (z.B. Kassen, Zeit/PEP, FiBu/ Kostenrechnung, LoBu, Verwiegung, Versand, etc.) vernetzt und mit Standard-Schnittstellen integriert werden, so dass wichtige Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung automatisch zur richtigen Zeit in einer Datenbank zur Verfügung stehen.
Als modulare und flexibel konfigurierbare Bäckereisoftware richtet sich OPTIback2 an alle Bäckereibetriebe und lässt sich dabei exakt und praxisnah auf individuelle Anforderungen aufgrund verschiedener Betriebsgrößen und Unternehmensformen zuschneiden.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Alle Prozesse und Workflows, vom Mehl bis zum Kunde können digitalisiert und automatisiert abgebildet werden.
Überdurchnittlicher Gesamtumfang der Software bietet langfristige Investitionssicherheit und eine klare Kostenplanung von Anfang an.
Das KOMPETENZ-FORUM vereint führende IT-Kompetenz für Bäckereien – praxisnah und ganzheitlich. Für eine digitale Zukunft, die wirklich funktioniert.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Die Web-Anwendungen in manchen Unternehmensbereichen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Derzeit existieren noch beide Varianten, abhängig von der Anwendung in den Unternehmen. In Zukunft jedoch, wird OPTIback2 sämtliche Anwendungen in allen Bereichen webbasiert zur Verfügung stellen.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, tägliche Anwendungen wie beispielsweise die Erfassung von Aufträgen, Bestellungen, Inventuren, Retouren, Wareneingängen, Lagerbuchungen, HACCP, Produktionspläne, Lieferscheinen, Aufgaben, Tickets, sonstige Workflows, etc. sind mobil via App nutzbar.
Anwendungen in den Bereichen Rezepturen oder Kalkulation sind nicht mobil nutzbar.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, die Art der Lizenzierung ist dabei zu beachten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Technische Voraussetzungen sind von Anwendungen und deren dafür verwendete Medien abhängig. Betriebssystem werden unter den neuesten Microsoft Server-Systemen installiert, Terminalserver und virtuelle Maschinen sind ebenfalls üblich, während mobile Lösungen mit Tablet und Smartphones Anwendungen unter iOS und Android sehr gut funktionieren.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, z.B. Bestellungen, Wareneingänge, Umbuchungen, Produktionspläne, HACCP, Lieferscheine, Retouren, sonstige Workflows, Aufgaben, Tickets und vieles mehr.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Häufige Updates pro Jahr und notwendige Programm-Änderungen werden sofort und an alle unseren Kunden exportiert, sodass alle Kunden denselben Stand haben, für eine transparente Updatepolitik. Updates und Releases werden durch unsere Mitarbeiter teilweise automatisch, teilweise manuell durchgeführt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups werden täglich mehrmals automatisch durchgeführt. Mit wenigen Klicks kann der Anwender diese Aufgabe auch selbst übernehmen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Durch mehrmalige, automatisierte Online-Backups pro Tag, welche mit dem Kunden abgesprochen werden. Datenschutzrichtlinien und deren Einhaltung obliegen dem Datenschutzbeauftragten.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Der OPTIback2-Standard umfasst die Anbindung via Standard-Schnittstellen oder als R.E.S.T-
Services (ca. 100) aller üblichen am Markt befindlichen Software-Lösungen in den
Bereichen, FiBu, LoBu, Kostenrechnung, Kassen, BI-Tools, Zeitwirtschafts- und PEP-Systeme,
Versand, Silo-Verwiegungssysteme, Waagen, Prognose-Tools, Personalwirtschaft,
Archivierung, Daten-Migration, Lieferanten-Systeme, EDI-Standard, etc.
Der Vorteil liegt zum einen in der Standardisierung, eine Schnittstelle, viele unterschiedliche
Kassenmodelle verschiedener Hersteller als Beispiel, zum anderen in der
Prozessautomatisierung und der automatischen zur Verfügungstellung aller notwendigen
Kennzahlen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Bäckerei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Kundenbestellungen?

• Wie werden individuelle Kundenwünsche erfasst?
• Gibt es Funktionen für Abholung, Lieferung, Sonderanfertigungen?
• Können wiederkehrende Bestellungen automatisiert werden?

In Bestell-App’s, im Webshop, an der Kasse oder in OPTIback2 direkt.
Ja, Festbestellungen oder besser über dynamisch angepasste Bestellung unter Berücksichtigung der Unternehmensziele.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Lieferantenbestellungen?

• Gibt es automatische Bestellvorschläge auf Basis von Lagerbestand oder Verbrauch?
• Können mehrere Lieferanten pro Artikel hinterlegt werden?
• Wie erfolgt die Integration mit Wareneingang & Rechnungsprüfung?

Ja.
Ja.
Das Wareneingangs-Soll wird aufgrund von Bestellungen automatisch erzeugt.
Mit Hilfe von entsprechender App-Lösungen kann das Wareneingang-Ist und Warenrücklieferungen erfasst bzw. geändert werden, QR-Codes, Bar-Codes sind bei der automatischen Erkennung des Artikels ebenfalls üblich. Außerdem können hierbei zusätzliche Informationen für das HACCP und für die Chargenrückverfolgung automatisch ausgegeben werden (Etikettierung).
Rechnungen werden digital importiert und mit dem WE verglichen, gegebenenfalls frei gegeben und fertig kontiert an die FiBu/Archivierung übergeben.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kassenabwicklung (POS)?

• Gibt es eine integrierte Kassenlösung oder Schnittstellen zu Kassengeräte-Herstellern (z.B. Vectron)?
• Gesetzeskonforme Kassenführung (z.B. TSE, GoBD und KassenSichV)?
• Zahlungsmethoden (z.B. Bar, Karte, Gutschein)?
• Automatische Tagesabschlüsse und Kassenberichte?

OptimoBercher bietet keine eigene Kassen-Lösung an!
Der Kunde soll entscheiden, welches Kassen-System für sein Unternehmen das bestmöglich, geeignete ist. Damit macht sich der Kunde unabhängig und kann frei entscheiden, gegebenenfalls können Systeme jederzeit ersetzt werden, auch nur in einzelnen Filialen, denn OPTIback2 bietet eine Standard-Schnittstelle für fast alle Modelle und Hersteller. Fast alle Kassen-Hersteller bedienen den Optiback2-Standard – das ist einzigartig in der Branche und für Kunden besonders kostengünstig!
Natürlich empfehlen wir unsere Favoriten, bei denen neben dem Service am Kunden auch der volle Funktionsumfang gegeben ist.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Artikelverwaltung?

• Wie lassen sich Artikel, Kategorien und Preise pflegen (z.B. Angaben von Chargen, Nährwerten, Allergenen (LMIV-konform), Inventurfunktion)?
• Gibt es Varianten- und Mengeneinheitenverwaltung?
• Können zeitlich begrenzte Angebote oder Sonderaktionen hinterlegt werden?
• Ist eine Rezeptverwaltung mit Zutaten, Mengenangaben und Arbeitsschritten integriert?

Diese Fragen können alle mit einem eindeutigen JA beantwortet werden. Die Angaben würden an dieser Stelle den Rahmen sprengen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Produktionsplanung und -steuerung?

• Können Backpläne und Produktionslisten erstellt werden?
• Gibt es Funktionen für die Rohstoffplanung?
• Ist die Chargenrückverfolgung möglich?

Ja, detaillierte Produktionspläne unter Berücksichtigung von Lagermengen und der
internen Vorproduktion. Es stehen mehrere unterschiedliche Funktionen zur Rohstoffplanung zur Verfügung, auch entsprechende Prognostizierungs-Werkzeuge aufgrund von Vertriebs- und Produktionsdaten. Die Chargenrückverfolgung ist ebenfalls möglich.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Qualitätsmanagement und bei der Dokumentation von HACCP-relevanten Prozessen?

Alle Prozesse und Workflows sind automatisiert und digital möglich, und zwar in allen Bereichen (z.B. Filialen, Verwaltung, Logistik, Produktion, Lager, Mitarbeiter, Waagen, Energieversorgung, etc.) eines Unternehmens. Wir binden derzeit ca. 100 unterschiedliche Sensoren in den unterschiedlichsten Bereichen an, Prüfpunkte und Workflows sind frei konfigurierbar. Alle relevanten QM und QS-Anforderungen werden mit AWENKOback im Zusammenhang mit OPTIback2 integriert abgebildet.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software den Betrieb mehrerer Filialen oder Franchise-Strukturen?

• Rollenbasierte Rechtevergabe?
• zentrale Steuerung vs. lokale Autonomie?
• Können Auswertungen nach Standortebene aggregiert werden?

Alle Fragen können mit einem eindeutigen JA beantwortet werden.
Mehrere Firmen, Produktionsorte mit den unterschiedlichsten Strukturen mit standortabhängigen Stammdaten werden in einer Datenbank abgebildet und auf Wunsch auch untereinander verrechnet.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personal- und Einsatzplanung?

• Können Schichtpläne erstellt werden?
• Gibt es Funktionen für Urlaubs- oder Abwesenheitsverwaltung?
• Können Zeiten erfasst und ausgewertet werden?

OptimoBercher bietet keine eigene PEP, übernimmt und exportiert dennoch alle relevanten Daten für das Controlling, außerdem können die in OB2 erstellten Basisdaten als Quelle für die PEP übertragen werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reporting & Controlling?

• Welche Auswertungen und Statistiken sind möglich?
• Gibt es betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf Knopfdruck?
• Können Verkaufszahlen, Wareneinsätze oder Filialvergleiche analysiert werden?

Wir verbuchen täglich ca. 200 unterschiedliche Werte nur im Verkauf mit tages,-wochen-monats- und Jahressummen. Dazu kommen Werte aus dem Einkauf und der Produktion. Jede Änderung wird sofort statistisch korrigiert – alle Kennzahlen und Informationen stehen in einer Vielzahl bereits vorhandener Listen und unterschiedlichen Dateiformaten zur Verfügung. Den Anwendern steht es frei, Form und Inhalt frei zu bestimmen und komplett automatisiert uhrzeitabhängig auszugegeben, z. B. in Form einer Mail (PDF).

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Organisation?

• Gibt es Kalenderfunktionen oder Aufgabenmanagement?
• Können interne Abläufe oder Prozesse abgebildet und dokumentiert werden?

Es existiert beides, in OPTIback2 sind es unterschiedliche Kalenderfunktionen, im Zusammenhang mit AWENKOback bieten wir ein umfangreiches Aufgabenmanagementsystem.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Bäckerei-spezifischen Funktionen?

• z.B Überwachung von Teigreifzeiten oder Gärzeitüberwachung?
• …weitere Bäckerei-spezifische Funktionen?

Mit Hilfe des digitalen Produktionsplans sind frei definierbare Funktionen möglich. Entscheidende Sensoren können ebenso zum Einsatz kommen, z.B. die Überwachung des PH-Wertes bei Sauerteigen, Gärraumtemperatur, Garzeit, Teigreife und vieles mehr.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
• …weitere unternehmerische/betriebswirtschaftliche Funktionen?

OPTIback2 bietet im Standard die Anbindung aller in Bäckereiunternehmen üblich eingesetzten Finanz- und Buchhaltungssysteme. Dabei werden die zu übergebenen Werte Kundenabhängig erstellt und fertig kontiert gebucht. Zusätzlich kann die Kostenrechnung mit Aufwands- und Erlösbuchungen aus Filialen und Produktion bedient werden.
Die notwendige Buchung auf den Bestandsveränderungskonten ist dabei ebenso besonders wichtig.
Für eine Deckungsbeitragsrechnung (1-4) im laufenden Betrieb werden Kostenstellen und Kostenträger-Werte in Form von Summen- und Saldenlisten in OB2 übernommen, entsprechend skaliert und täglich dem Controller angezeigt, um wichtige Entscheidungen sofort treffen zu können.
Diebstahlskontrollen (ohne Lücken) sind ebenso täglich möglich, indem wir alle Prozesse aus Filiale und Verwaltung entsprechend auflösen und Differenzen sofort darstellen. Wir bieten in der Tat, die gläserne Filiale!

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

25. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.

• Abgestufte Funktions-Pakete (modularer Aufbau)?
• Monatliche / jährliche Kosten?
• Mehrkosten für weitere Nutzer?
• Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Mit dem Erwerb des 1. OPTIback2-Named-Users erhält der Kunde alle Standard-Module und auch alle Standard-Schnittstellen (ca. 100), ein komplettes ERP-System. Der Preis hierfür liegt bei einmaligen 5.000,00 €. Die monatliche Gebühr für Wartung, Support, Hotline incl. der Datenbank liegt bei 1,5 % pro Monat, also 75,00 €.

Kündigungsfristen betragen 3 Monate zum Laufzeitende!

Alle weiteren Fragen können nur auf Anfrage von Kunden gegeben werden.

26. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Telefon von 09:00 bis 17:00 Uhr. Mail, Fernwartung und Hotline an 365 Tagen im Jahr. Inhouse und externer Support beides ist möglich. Kontextbezogene Hilfe direkt und für alle Anwendungen, FAQ und viele Beispiel-Listen und Berichte.
Mit der zur Verfügungstellung eines Kundenspezifischen Ansprechpartners, dem CR-Manager sind Wartezeiten in der Regel besonders kurz.

27. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
• Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
• Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern (z.B. aus anderen Softwares)?
• Wie stellen Sie sicher, dass neue Nutzer schnell und einfach mit der Software arbeiten können? Gibt es Schulungen, Tutorials oder ein Onboarding-System?

Auf Wunsch stellen wir Test-Demo-Datenbanken zur Verfügung, empfohlen werden aber Online-Termine, an welchen der Interessent mit uns gemeinsam alle Fragen sofort erklärt bekommt und Anwendungen bedienen kann. Dies hat sich in der Vergangenheit besonders bewährt.
Importfunktionen stehen in einer Vielzahl und im Standard zur Verfügung.
Ein Wechselservice steht zur Verfügung, da wir mit OB2 eher selten Erstausstatter sind, kennen wir die am Markt befindlichen Systeme und deren Funktionen sehr gut – ein Umstieg ist für uns Standard, auch weil bestehende Funktionen mit OB2 im Standard leicht zu ersetzen gehen.
Schulungen, Beratung, Tutorials und ein Onboarding stehen dem Kunden natürlich zur Verfügung.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Vor einigen Wochen kamen u.a. viele unserer Langzeit-Kunden auf unseren Messestand des Kompetenzforums. Einige davon standen lächelnd vor uns und haben sich für die von uns empfohlenen Strukturen z.B. im Bereich der sprechenden Nummern bedankt. Außerdem wird öfter positiv erwähnt, dass OPTIback2 mit wesentlich weniger Artikel als bei unseren Mitbewerber auskommt.
Der einmalige und standarisierte OPTIback2-Gesamtumfang und deren integrierten Funktionen (eine Datenredundanzen, Eingabe grundsätzlich immer nur an einer Stelle) ist hierbei ebenso zu erwähnen und natürlich die Fachkompetenz unserer Mitarbeiter nicht nur während der Umstellung ist ein besonderes Merkmal. „Wir sprechen Bäcker“.

29. Marktposition:Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein?Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Unsere Markposition ist an vorderster Front. Es geht darum, sich von Wettbewerbern abzuheben und eine klare und überzeugende Botschaft zu vermitteln, die die spezifischen Bedürfnisse und Wünsche der Unternehmen anspricht.

30. Schlussplädoyer: Für welche Bäckerei-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger? Welche Schlussbotschaft möchten Sie Ihren potenziellen Neukunden senden?

Wir verstehen uns als modernen IT-Dienstleister für alle Betriebsgrößen.
Unsere IT-Lösungen decken alle Prozesse der modernen Bäckereiführung nahtlos ab – von der effizienten Steuerung und Optimierung aller betrieblichen Abläufe bis hin zur Automatisierung und Digitalisierung.