OrgaBack als Bäckereisoftware für euren Betrieb? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit OrgaBack

Wir haben die Signum Warenwirtschaftssysteme GmbH über ihre Bäckereisoftware ausgefragt.

Die Antworten der Signum Warenwirtschaftssysteme GmbH sind in braun markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Bäckereisoftware in 3 Sätzen.

OrgaBack ist das Ergebnis der erfolgreichen Kombination des Warenwirtschaftssystems Orgasoft.NET mit der Rezeptsteuerung des Bäckereispezialisten WinBack zu einer einzigartigen Branchenlösung. Mit Rezept- & Produktionssteuerung, Verwaltung & Waren-wirtschaft sowie Verkauf & Filialsteuerung vereint OrgaBack alle wichtigen Funktionen in einer integrierten Bäckerei-Software.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Mit OrgaBack steuern Bäckereien alle Prozesse – von der Rezeptur über die Produktion bis zum Verkauf – in einem einzigen System. Das reduziert Fehler und Doppelarbeit, spart Zeit und Kosten, sorgt für rechtssichere Deklarationen, liefert Echtzeit-Transparenz über alle Filialen und kann dank modularer Struktur flexibel mit dem Betrieb wachsen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Das ist eine gute Frage. Wenn wir da erstmal aufzeigen, was wir machen, was es Europaweit noch nicht gibt ist dies einfach zu erklären – Es gibt keine Schwachstelle. Wir haben von Orgaback her die Planung, Kassen und Bestellungen mit allen Abläufen im Griff. Wie auch die Teigherstellung mit tiefer Automatisation von Silotechnik, Vorteiganlagen und Rezeptsteuerung, wie auch die Aufarbeitung aller Linien und Bestückung der GU´s und Froster. Wir haben überall den Überblick an Hand von TV in der Produktion wo unsere Kunden immer sehen können, wo und wieviel Produkte zum Backen bereitstehen mit MHD. Da stellt sich die Frage an uns nicht wo die Schwachstelle ist. Es gibt keine.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es gibt beide Varianten – klassische Installation und webbasierte Nutzung:

• Installationssoftware (On-Premise):
  • Lokale Installation auf Windows-PCs oder Terminalservern.
  • Direkte Anbindung an die SQL-Datenbank.
  • Ideal für leistungsintensive und datenintensive Anwendungen.
• Webzugriff via Anywhere (Orgasoft.NET Anywhere):
  • Browserbasierte Ergänzung für unterwegs oder externe Arbeitsplätze.
  • Zugriff per Internetbrowser auf bestimmte Funktionen und Module (z. B. Bestellwesen, Filialdaten).
  • Einschränkungen im Funktionsumfang im Vergleich zur Vollversion.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Mit der Web-App Anywhere können Sie OrgaBack auch online im Browser bedienen – auf Tablet, Smartphone, Notebook oder PC. Alle wichtigen Funktionen sind in der App verfügbar: Artikel pflegen, Wareneingänge erfassen, Bestände verwalten (inkl. Verderb, Retouren, Umlagerungen), Filial- und Kundenbestellungen direkt tätigen, Preise und LMIV-Daten bearbeiten, und das alles in Echtzeit.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mit OrgaBack können mehrere Nutzer bzw. Geräte gleichzeitig arbeiten. Dabei sind jedoch Lizenzen und Systemvoraussetzungen zu beachten. Es gibt zwei Lizenzmodelle: 1: Per-Seat-Lizenzen: Arbeitsplatzgebunden – jeder physische Arbeitsplatz benötigt eine eigene Lizenz. 2. Concurrent-User-Lizenz – beliebige Arbeitsplätze, aber begrenzte gleichzeitige Nutzerzahl.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Für den Betrieb von OrgaBack müssen ein aktuelles Windows-Betriebssystem (Client: Windows 11, Server: Windows Server 2016/2019/2022), Microsoft SQL Server (2019 oder neuer), .NET 8.0, eine stabile Netzwerkverbindung sowie ausreichend leistungsfähige Hardware (SSD, mind. 8–16 GB RAM, Multi-Core-Prozessor) vorhanden sein.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

OrgaBack ist voll offlinefähig, da es sich um eine lokal installierte On-Premise-Software handelt. Es benötigt keine Internetverbindung für den regulären Betrieb.

Ausnahme: OrgaBack Anywhere benötigt Internetzugriff, wenn außerhalb des lokalen Netzwerks darauf zugegriffen wird.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Häufigkeit: 2× jährlich ein großes Release, Zusätzlich kleinere Updates & Hotfixes nach Bedarf.

Art der Änderungen: Neue Funktionen, gesetzliche Anpassungen, Fehlerbehebungen.

Durchführung: Manuell, keine automatischen Updates; Durchführung durch IT oder Signum.

Flexibilität: Versionssprünge sind möglich – frühere Updates müssen nicht zwingend installiert werden.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

In OrgaBack gibt es in der Programmoberfläche die Funktion „Datensicherung“, ermöglicht es, per Klick ein manuelles Backup zu erstellen. Empfohlen wird eine professionell eingerichtete und regelmäßig überwachte Datensicherung, idealerweise durch einen IT-Dienstleister.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit: Microsoft SQL Server als Datenbasis – mit integrierter Benutzerverwaltung, Verschlüsselung (TDE) und rollenbasiertem Zugriffsschutz.

Rechtemanagement in OrgaBack: Fein granulierte Rechte pro Benutzer oder Benutzergruppe, Client-Zugriffe via Windows-Authentifizierung oder Applikations-Login.

Datenschutz: DSGVO-konforme Benutzerführung (z. B. Anonymisierungsmöglichkeiten, Protokollierung von Zugriffen),

Zugriffsprotokolle und Nachvollziehbarkeit von Änderungen im System (Logbuchfunktion), Unterstützung bei Rechtekonzepten, um unberechtigten Datenzugriff zu vermeiden,

Keine Datenübertragung an Dritte oder Cloud-Anbieter ohne aktives Zutun des Kunden.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

OrgaBack besitzt Schnittstellen zu allen branchengängigen Speziallösungen und eine offene REST-API – für reibungslosen Datenaustausch, weniger manuellen Aufwand und mehr Optionen. Dazu zählen sämtlichen branchenüblichen Kassensysteme, Finanzbuchhaltungssysteme (inkl. DATEV), Dispositions- und HR-Software.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Bäckerei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Kundenbestellungen?

• Wie werden individuelle Kundenwünsche erfasst?
• Gibt es Funktionen für Abholung, Lieferung, Sonderanfertigungen?
• Können wiederkehrende Bestellungen automatisiert werden?

OrgaBack ermöglicht es Filialen und Geschäftskunden, Bestellungen über ein Webportal
oder telefonisch aufzugeben – mit individuellen Bestellvorlagen und Anpassungsmöglichkeiten, auch für wiederkehrende Bestellungen und Abhol- oder Lieferaufträge.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Lieferantenbestellungen?

• Gibt es automatische Bestellvorschläge auf Basis von Lagerbestand oder Verbrauch?
• Können mehrere Lieferanten pro Artikel hinterlegt werden?
• Wie erfolgt die Integration mit Wareneingang & Rechnungsprüfung?

OrgaBack generiert automatische Bestellvorschläge basierend auf Lagerbestand, Verbrauch und Mindest-/Meldebeständen, erlaubt mehrere Lieferanten pro Artikel mit Konditionsvergleich und integriert Wareneingänge sowie Rechnungskontrollen zur Vermeidung von Abrechnungsfehlern.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kassenabwicklung (POS)?

• Gibt es eine integrierte Kassenlösung oder Schnittstellen zu Kassengeräte-Herstellern (z.B. Vectron)?
• Gesetzeskonforme Kassenführung (z.B. TSE, GoBD und KassenSichV)?
• Zahlungsmethoden (z.B. Bar, Karte, Gutschein)?
• Automatische Tagesabschlüsse und Kassenberichte?

OrgaBack bietet Schnittstellen zu zahlreichen Kassensystemen (z. B. Vectron u.a.), synchronisiert Verkäufe, Retouren und Preisdaten in Echtzeit mit dem ERP, und unterstützt zentrale Funktionen wie Preisverwaltung, Aktionen und Verkaufssteuerung mit nahtloser Integration in den Gesamtprozess. Darüber hinaus bieten wir mit OrgaBack POS auch eine eigene, integrierte Bäckerei Kasse mit intuitiver Bedienung, Filialfähigkeit & Back-Office-Integration.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Artikelverwaltung?

• Wie lassen sich Artikel, Kategorien und Preise pflegen (z.B. Angaben von Chargen, Nährwerten, Allergenen (LMIV-konform), Inventurfunktion)?
• Gibt es Varianten- und Mengeneinheitenverwaltung?
• Können zeitlich begrenzte Angebote oder Sonderaktionen hinterlegt werden?
• Ist eine Rezeptverwaltung mit Zutaten, Mengenangaben und Arbeitsschritten integriert?

OrgaBack erlaubt die zentrale Pflege von Artikeln, Kategorien, Preisen sowie Varianten, Mengeneinheiten und Chargen. LMIV-konforme Angaben (Allergene, Zusatzstoffe, Nährwerte) können automatisch aus einer Rohstoff-Datenbank eingebunden werden. Zeitlich begrenzte Angebote und Aktionen (Bundle, Mix & Match) sind ebenfalls möglich. 

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Produktionsplanung und -steuerung?

• Können Backpläne und Produktionslisten erstellt werden?
• Gibt es Funktionen für die Rohstoffplanung?
• Ist die Chargenrückverfolgung möglich?

OrgaBack generiert digitale Back- und Produktionsaufträge basierend auf Artikelbedarf, Rezepturen und Bestellungen, steuert Rohstoffbedarf automatisch und ermöglicht eine konsistente Produktionsplanung über alle Stufen hinweg.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Qualitätsmanagement und bei der Dokumentation von HACCP-relevanten Prozessen?

• Rückverfolgbarkeit & Chargenverwaltung: Erfassung von Lieferchargen, Chargen produzierter Ware, Mindesthaltbarkeitsdaten und Lieferanteninformationen
• Detaillierte Wareneingangsprotokolle mit Lieferanten- und Artikelbezug
• Dokumentation kritischer Kontrollpunkte: Nutzung von benutzerdefinierten Feldern (z. B. Temperatur).
• Erfassung von Prozessdaten z. B. bei Wareneingang oder Produktion
• Rezepturverwaltung & Allergendeklaration: Verwaltung von Rezepturen inkl. Nährwerten, Allergenen und Zusatzstoffen
• Deklarationstexte automatisch generierbar für Etiketten oder Speisekarten
• Datenexport und Berichte: Listen- und Formular-Designer für individuelle QM-Formulare (z. B. Temperaturprotokolle)
• Exportmöglichkeiten zur Archivierung oder Weiterverarbeitung
• Zugriffsschutz & Protokollierung: Protokolle wer wann was erfasst oder geändert hat

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software den Betrieb mehrerer Filialen oder Franchise-Strukturen?

• Rollenbasierte Rechtevergabe?
• zentrale Steuerung vs. lokale Autonomie?
• Können Auswertungen nach Standortebene aggregiert werden?

OrgaBack unterstützt die zentrale und dezentrale Steuerung von Filialen – mit differenzierten Rechten, filialbezogenen Sortiments- oder Preislogiken sowie aggregierten Auswertungen über Standorte hinweg.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personal- und Einsatzplanung?

• Können Schichtpläne erstellt werden?
• Gibt es Funktionen für Urlaubs- oder Abwesenheitsverwaltung?
• Können Zeiten erfasst und ausgewertet werden?

OrgaBack versorgt Ihre PEP-Software mit aktuellen Umsätzen aus den Filialen – der wichtigsten Zutat für eine wirtschaftliche Dienstplanung. OrgaBack bietet Schnittstellen zu gängigen Lösungen wie ATOSS, e2n und SEAK. Durch die offene REST-API ist jedoch auch die flexible Integration jeder anderen modernen Software möglich.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Reporting & Controlling?

• Welche Auswertungen und Statistiken sind möglich?
• Gibt es betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf Knopfdruck?
• Können Verkaufszahlen, Wareneinsätze oder Filialvergleiche analysiert werden?

OrgaBack liefert umfangreiche Standardreports und Dashboards, ermöglicht Erstellung individueller Auswertungen sowie Filialvergleiche, analysiert Verkaufszahlen und Wareneinsätze und ermöglicht den Anschluss an BI-Tools zur vertieften Analyse.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Organisation?

• Gibt es Kalenderfunktionen oder Aufgabenmanagement?
• Können interne Abläufe oder Prozesse abgebildet und dokumentiert werden?

• Kalender- & Aufgabenfunktionen: Kein klassisches Kalender- oder Aufgabenmanagement wie in Outlook oder Projektsoftware, Aber: Planungsfunktionen in bestimmten Modulen, z. B.: Bestellplanung mit Bestellvorschlägen & Terminüberwachung, Tourenplanung für Lieferungen inkl. Fahrplänen & Auslieferzeiten, Produktionsplanun.
• Abbildung & Dokumentation interner Abläufe: Workflows & Vorfalltypen können eingerichtet werden (z. B. Wareneingang, Rechnungseingang, Kundenaufträge, Rechnungen)
• Benutzerdefinierte Felder & Formulare ermöglichen das Abbilden individueller betrieblicher Prozesse, Protokollierungen sorgen für nachvollziehbare Abläufe (wer hat was wann gemacht?)

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Bäckerei-spezifischen Funktionen?

• z.B Überwachung von Teigreifzeiten oder Gärzeitüberwachung?
• …weitere Bäckerei-spezifische Funktionen?

Wir haben in unserer Rezeptursteuerung die Möglichkeit die Anlagen über eine Temperatursteuerung welche auch die Eisberechnung mit einbindet und ggf. auch automatisch verwiegt. Des Weiteren werden die Knetmaschinen mit eingebunden auch über RFID. Somit wird die Teigruhe über Großbildschirme gesteuert wie auch die Hebekipper der Anlagen.

Dann geht es zur Aufarbeitung, wo alle Teige nach der Teigruhe auf Tablet oder anderen Eingabegeräte sichtbar sind. Die Kunden können die Aufarbeitung an den Linien starten und werden informiert, wieviel Teiglinge mit welcher Teigeinlage hergestellt werden. Dieser Vorgang kann jederzeit unterbrochen werden in dem die aktuelle Stückzahl eingegeben wird.

Nach wieder Aufnahme beim abwiegen läuft die Zeit weiter. Nach Beendigung stehen dem Kunden die benötigten Zeiten zur Verfügung welche später über z.B Power BI ausgewertet werden. Da hat unser Kunde schon heute die Möglichkeit die Herstellung der Backwaren zu beurteilen.

Nach der Aufarbeitung steht dem Kunden an den GU´s oder Froster die Eingabe an, welche vor dem Kühlgeräten oder in den Kühlgeräten die richtige Position im Raum eingegeben werden kann. Das heißt, wir organisieren die Plätze nach Anzahl der Stikkenplätze.

So kann der Kunde später sich über GU 1 den Überblick verschaffen, wie viele Plätze belegt sind und welche Inhalte sich im Stikkenwagen befinden. Das schöne dabei ist, dass er später mit einem leeren Stikken in die Kühlung gehen kann und per Drag – Drop am Touch sich von jedem Stikken sich die Produkte holen kann, so dass die richtige Stückzahl immer stimmt und diese in Echtzeit auch im Büro zur Verfügung steht. Dies ist einzigartig und wird noch von keinem Mitbewerber angeboten.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

• Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
• …weitere unternehmerische/betriebswirtschaftliche Funktionen?

OrgaBack integriert oder bietet Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen (z. B. DATEV) und ermöglicht digitale Rechnungsprüfung, Mahnwesen, Kreditoren-OP-Verwaltung etc.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

25. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.

• Abgestufte Funktions-Pakete (modularer Aufbau)?
• Monatliche / jährliche Kosten?
• Mehrkosten für weitere Nutzer?
• Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

OrgaBack wird in drei Paketen angeboten: Base, Plus und Enterprise. Mit dieser Paketstruktur bietet OrgaBack eine Lösung sowohl für den kleineren Bäckereibetrieb als auch für größere Bäckereien / Filialketten. Folgende Preise:

• Base: 455 € / Monat
• Plus: 955 € / Monat
• Enterprise: 1.430 € / Monat

Zusätzlich kann OrgaBack um weitere Module ergänzt werden, die speziellere Anforderungen abdecken (z.B. Belegarchiv, Dynamische Lagerverwaltung)

26. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

• Telefon, E-Mail. Fernwartung
• Inhouse und externer Support durch Software-Consulting
• Kann über SLAs definiert werden,
• Ausführliches Handbuch, Forum, Tutorials

27. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
• Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
• Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern (z.B. aus anderen Softwares)?
• Wie stellen Sie sicher, dass neue Nutzer schnell und einfach mit der Software arbeiten können? Gibt es Schulungen, Tutorials oder ein Onboarding-System?

OrgaBack bietet mehrere Einstiegshilfen, um den Umstieg von anderen Systemen so reibungslos wie möglich zu gestalten – sowohl technisch als auch organisatorisch.

Umfassende Importmöglichkeiten für: Artikel- und Lieferantenstammdaten, Kundendaten, etc., Datenübernahme via Excel, CSV, ASCII oder individuelle Importschnittstellen, Projektteam unterstützt bei der Datenstrukturierung.

Der Umstieg auf OrgaBack ist strukturierter und begleitet, mit Testversion, Datenimport, optionaler Wechselhilfe und umfassendem Onboarding – ideal für einen sicheren Softwarewechsel ohne Daten- oder Wissensverlust.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden schätzen, dass die Software sich speziell an den Bedürfnissen kleiner Bäckereien orientiert. In den Funktionen stecken über 30 Jahre Erfahrung im Bereich Bäckereisoftware.

Drei Zitate von zufriedenen OrgaBack Kunden:

„Ein großer Vorteil von OrgaBack ist, dass wir damit nicht nur die Filialen und die Produktion steuern, sondern auch den Einkauf integriert haben. Der Einkauf ist in den Warenwirtschaften nicht immer hundertprozentig abgebildet. Mit OrgaBack haben wir von der Rezeptsteuerung über den Einkauf, Lagerhaltung, Nährwerte, Rezeptbeschreibungen, Produktinformationen, Etiketten und die Kalkulation alles in einem Produkt.“
Martin Niehaves, Geschäftsführer Bäckerei-Konditorei Niehaves

„Als wir erfuhren, dass WinBack mit Signum zusammenarbeitet, haben wir gesagt, komm das machen wir. Dann haben wir alles aus einem Guss und die einzelnen Unternehmensbereiche kommunizieren miteinander. Früher hatten wir in der Software vier Mandanten, jetzt nur noch einen und damit auch einen gemeinsamen Datenstamm. Vorher hatte schon mal der eine Mandant andere Daten als der andere. Heute haben wir einheitliche Daten, was ein riesen Vorteil von OrgaBack ist. Dadurch konnten wir auch die FiBu anbinden.“  
Pierre Genten, Direktionsassistent Fonk’s Backwaren

„Seit der Einführung von OrgaBack arbeiten wir deutlich effizienter und mit mehr Transparenz. Die Lösung ist nicht nur intuitiver und leistungsstärker als unser vorheriges System, sondern ermöglicht durch automatisierte Abläufe auch erhebliche Zeitersparnis und weniger Fehler. Rückblickend war die Entscheidung dafür absolut richtig – wir würden uns jederzeit wieder für OrgaBack entscheiden.“
Tristan Hampe, Feinbäckerei Ruch

29. Marktposition:Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein?Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

OrgaBack ist die Kombination des WWS Orgasoft.NET, mit dem aktuell über 5.000 Betriebe in verschiedenen Branchen versorgt werden und der Rezeptsteuerung von Winback in ca. 1.000 Bäckereibetrieben. Orgaback wird von Kunden, welche Winback schon installiert haben, also mittlerer und großer Filialisten betrieben.

30. Schlussplädoyer: Für welche Bäckerei-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger? Welche Schlussbotschaft möchten Sie Ihren potenziellen Neukunden senden?

OrgaBack eignet sich besonders für Bäckereien und Filialbetriebe, die eine integrierte Lösung statt vieler Inselsysteme suchen, flexibel skalieren wollen und Wert auf Echtzeitdaten, Automatisierung und Erweiterbarkeit legen.